Custodia documental nativa en Business Central
Custodia documental regulada — dentro de Business Central.
dvlogistic Custodia convierte Microsoft Dynamics 365 Business Central en una plataforma completa de custodia documental: hojas de entrada y salida como objetos contables independientes, indexación por caja y unidad documental, consultas y entregas con trazabilidad, destrucción certificada y facturación automática de servicios y estadías. Cumplimiento RGPD desde el primer movimiento.
Pensado para empresas de custodia documental que archivan documentación de terceros — telecom, sanitario, farmacéutico, financiero, deportivo, jurídico — y necesitan cumplir RGPD, retención legal y destrucción certificada sin un sistema satélite paralelo a su ERP.
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Custodia documental completa, dentro de tu ERP.
Cumplimiento RGPD real con trazabilidad documental por cliente: cada caja, cada consulta, cada destrucción queda registrada en el mismo sistema en el que ya facturas el servicio.
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Hojas de entrada/salida + indexación documental
Cabeceras y líneas de hojas de entrada/salida como entidades propias —independientes del albarán BC— con histórico inmutable. Indexación por caja, unidad documental, tipo y referencia interna del cliente. La trazabilidad arranca desde el manifiesto de recepción.
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Servicios facturables: consulta · entrega · destrucción · estadías
Cuatro tipos de servicios con tarifa propia por cliente: consulta (lectura/búsqueda), entrega (de documento solicitado), destrucción (con certificado emitido) y estadías (almacenaje regulado). Facturación automática al cierre del mes desde el mismo BC.
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Multi-cliente con políticas de retención
Cada cliente tiene su propia política de retención por tipo documental (5 años, 10 años, retención permanente…). El sistema avisa antes de la destrucción autorizada y bloquea la destrucción de documentación con plazo legal vigente.
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Trazabilidad documental + RGPD
Cada documento queda trazado desde la entrada hasta la destrucción certificada: quién consultó qué, cuándo, durante cuánto tiempo. Soporte de derechos RGPD del titular del dato (acceso, rectificación, supresión) con auditoría completa.
De la caja recibida a la destrucción certificada.
Cada movimiento del documento custodiado genera su asiento contable, su trazabilidad documental y su línea facturable en el mismo sistema. Cumplimiento RGPD desde el primer manifiesto.
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Recepción de cajas / documentos del cliente
La documentación llega con su manifiesto del cliente. dvlogistic Custodia genera la hoja de entrada como objeto contable, asocia las cajas al cliente propietario y registra la documentación recibida con su tipología.
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Hoja de entrada como objeto contable + indexación
La hoja de entrada se registra con su número de serie propio. Cada caja se indexa con su unidad documental, tipo de documento, referencia interna del cliente y código de localización en el archivo físico. Eventos de integración para enganchar tu propia lógica de etiquetado.
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Custodia con política de retención por cliente
Cada cliente tiene su política de retención por tipo documental. El sistema mantiene la cuenta atrás hacia la fecha de destrucción autorizada y bloquea la destrucción de documentos con plazo legal vigente. Bins reservados por cliente, atributos web por documento.
- 04
Solicitud de servicio (consulta · entrega · destrucción)
El cliente solicita un servicio por email, portal B2B o EDI. dvlogistic abre la hoja de servicio con su tipo (consulta / entrega / destrucción), reserva la documentación y notifica al responsable de archivo para ejecutar el servicio.
- 05
Ejecución del servicio + certificado
El responsable ejecuta el servicio y, si aplica, genera el certificado: certificado de entrega para documentos solicitados o certificado de destrucción para documentos retirados del archivo. La trazabilidad queda registrada con auditoría completa.
- 06
Facturación automática del servicio + estadías
Al cierre del mes, dvlogistic Custodia calcula automáticamente la facturación del servicio por cliente: estadías de archivo, consultas, entregas, destrucciones. Tarifas por cliente con cálculo automático. La factura sale del mismo BC en el que llevas la contabilidad.
Lo que BC estándar no hace por sí solo en custodia documental.
dvlogistic Custodia es una extensión nativa de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Si custodias documentación de terceros, esto es lo que BC estándar no resuelve y dvlogistic sí — sin un sistema satélite que mantener.
- Microsoft Solutions Partner
- Extensión sobre Business Central nativa
- Compatible con BC v19+
- 23 años de recorrido en el sector
| Funcionalidad | BC estándar | BC + dvlogistic Custodia |
|---|---|---|
| Hojas de entrada/salida como objetos contables independientes | ||
| Indexación documental por caja y unidad documental | ||
| Servicios facturables: consulta, entrega, destrucción, estadías | ||
| Políticas de retención por cliente y por tipo documental | ||
| Bloqueo automático de destrucción con plazo legal vigente | ||
| Certificados de entrega y de destrucción documental | ||
| Auditoría completa de quién consultó qué y cuándo (RGPD) | ||
| Facturación automática de estadías y servicios al cierre del mes |
Estas son las 8 funcionalidades clave para custodia documental regulada. dvlogistic Custodia suma además — todas como ampliaciones nativas del estándar Microsoft Business Central:
Y además, todo esto que BC estándar no trae (haz clic para desplegar la lista completa)
Custodia documental + RGPD
- Hojas de entrada/salida con número de serie propio independiente del albarán
- Histórico inmutable de hojas registradas por cliente
- Indexación por caja, unidad documental, tipo y referencia interna del cliente
- Auditoría completa de consultas: quién, qué, cuándo, durante cuánto
- Soporte de derechos RGPD: acceso, rectificación, supresión
Servicios facturables y certificados
- Tarifas por cliente para consulta, entrega, destrucción y estadías
- Certificado de entrega para documentos solicitados
- Certificado de destrucción documental con trazabilidad
- Hoja de servicio con tipo (consulta / entrega / destrucción)
- Facturación automática SGA al cierre del mes
Retención legal y políticas por cliente
- Política de retención por tipo documental por cliente (5 años, 10 años, permanente)
- Cuenta atrás hacia la fecha de destrucción autorizada
- Bloqueo de destrucción de documentos con plazo legal vigente
- Alertas tempranas antes de cumplir plazo de retención
Multi-cliente con aislamiento contable
- Cada cliente tiene su zona, sus tarifas, su histórico aislados
- Bloqueo de movimientos en zonas reservadas a cliente
- Atributos del documento por cliente
- Inventarios por cliente (periódico, cíclico, permanente, extracontable)
Hasta aquí lo genérico. ¿Pasamos a tu caso?
Te hemos enseñado la herramienta en general. Si nos dejas tus datos, agendamos una reunión de 30 minutos — solo con tus inquietudes, tus cuellos de botella, en definitiva para tratar lo que realmente te preocupa — con el objetivo de preparar una demo enfocada a ti. Gratis y sin compromiso.
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