Definición técnica
Cuando tienes varias unidades del mismo SKU en el almacén procedentes de recepciones distintas (distintos lotes, distintas fechas, distintos precios de compra), hay que decidir cuál sale primero ante el siguiente pedido. Esa regla se llama política de rotación, y se concreta en tres siglas:
- FIFO — First In, First Out. Sale primero la unidad que entró primero. Por antigüedad de recepción. Es el estándar para productos no perecederos donde el orden de entrada es el mejor proxy para evitar obsolescencia y descapitalización por antigüedad.
- FEFO — First Expired, First Out. Sale primero la unidad que caduca antes. Por fecha de vencimiento, no por fecha de entrada. Imprescindible en alimentación, farmacia, cosmética, química, fitosanitarios y cualquier sector con producto perecedero o lotes de validez explícita.
- LIFO — Last In, First Out. Sale primero lo último que entró. Operativamente solo tiene sentido en almacenes de apilamiento por gravedad donde no se puede acceder al fondo (gravilla, áridos, chatarra). Como criterio de valoración contable está prácticamente extinguido: NIIF (IAS 2) no lo permite y el PGC español tampoco. Solo sobrevive como método fiscal en EE. UU. (US-GAAP).
La diferencia operativa entre FIFO y FEFO es crítica: dos lotes pueden haber entrado el mismo día pero caducar con tres meses de diferencia. FIFO los trata como equivalentes; FEFO no.
Cálculo / Operativa
No hay “fórmula” en sentido estricto, sino disciplina de gestión por lote y por ubicación. La política se aplica en tres niveles:
- Valoración contable del coste de las existencias. Asigna qué precio se imputa a las salidas (afecta margen, IRPF/IS y balance).
- Asignación lógica de inventario en el ERP cuando se confirma una venta o un consumo de producción.
- Picking físico en el almacén, donde el operario coge una unidad concreta de una ubicación concreta.
Los tres tienen que estar sincronizados. Si el ERP imputa FIFO en contabilidad pero el operario coge “lo que pilla más a mano” en el muelle, tienes un desajuste sistemático entre valor contable y stock físico que aflora en cada inventario.
Ejemplo concreto en farmacia. SKU paracetamol 500 mg, dos lotes en almacén:
- Lote A: 5.000 cajas, entrada 02-01-2026, caducidad 30-06-2027.
- Lote B: 3.000 cajas, entrada 18-03-2026, caducidad 31-12-2026.
Llega un pedido de 2.000 cajas. Con FIFO el sistema asigna el lote A (entró antes) — y dejas 3.000 cajas del lote B caducando en diciembre. Resultado: 3.000 cajas a la basura con seis meses de margen para haberlas servido. Con FEFO el sistema asigna el lote B (caduca antes) — y proteges valor.
El mismo razonamiento aplica a yogures, perfumería con batch number obligatorio, lubricantes con vida útil declarada, semillas, vacunas. En cualquier SKU con fecha de caducidad real, FIFO es pérdida programada.
Cómo se aplica en Business Central
Business Central soporta nativamente las tres políticas en el campo Costing Method (para valoración) y a través de los lotes y Item Tracking Code (para asignación operativa). Configurable a tres niveles:
- Costing Method = FIFO / LIFO / Average / Standard / Specific en la ficha de producto. FIFO es el más usado en España por compatibilidad con PGC.
- Item Tracking con seguimiento por lote y/o número de serie obligatorio, con campo Expiration Date por lote.
- Pick rule en almacén: orden de selección por antigüedad de lote, por fecha de caducidad o manual.
BC nativo cubre la operativa básica. Las dos extensiones Davisa que entran en juego cuando la operación se complica:
- dvstock gobierna la política a nivel SKU y matriz ABC: define qué política aplica a cada familia, marca SKUs perecederos como FEFO obligatorio y avisa de inconsistencias entre coste contable y movimiento físico. Conecta con rotación de inventario para identificar lotes con riesgo de caducidad antes de que ocurra.
- dvlogistic-almacen ejecuta la política en el picking real: cuando el operario escanea la ubicación, el terminal le dirige al lote correcto (el más antiguo en FIFO, el de menor caducidad en FEFO), no al más accesible. Bloquea picking de lote equivocado.
Sin la combinación de las dos capas, BC puede llevar bien el FIFO contable y aun así perder stock por caducidad porque el almacén funciona en LIFO físico de facto. Ver extensión dvstock y, para dimensionar el ahorro en mermas y obsolescencia, la calculadora ROI de dvstock.
Errores frecuentes
- Aplicar FIFO en producto con caducidad. El error más caro y más común. FIFO ordena por entrada, no por vencimiento, y los lotes pueden haber entrado en orden inverso a su caducidad (compra de saldo, lote remanente del proveedor). Cualquier SKU con Expiration Date tiene que ir en FEFO sí o sí.
- Usar LIFO operativo “porque es más fácil cargar el camión”. El último que entra queda delante en la estantería y el operario coge eso. Resultado: el lote del fondo envejece hasta caducar. Si el ERP imputa FIFO contable pero el almacén opera LIFO físico, la varianza de inventario aflora en el cierre.
- No bloquear el picking del lote equivocado. El terminal indica lote A, el operario coge lote B porque le queda más cerca, valida con escaneo manual. Sin bloqueo duro, la política es decorativa.
- Confundir caducidad con shelf-life útil del cliente. Si el cliente exige recibir producto con al menos 6 meses de vida residual, FEFO “puro” no basta: hay que aplicar FEFO con umbral mínimo de caducidad para no servir mercancía rechazable.
- Mantener LIFO contable en España. Algunas empresas heredadas todavía tienen LIFO en su PGC histórico. Bajo PGC vigente y NIIF está prohibido: hay que migrar a FIFO o promedio. Es un proyecto de cambio de método contable, no un click en BC.
Decidir bien la política de rotación no es un debate académico: es la diferencia entre vender el inventario que tienes o tirarlo por caducado.