OTIF (On Time In Full) (OTIF)

Definición técnica

OTIF — On Time In Full es el porcentaje de pedidos cliente entregados a la vez completos y en la fecha comprometida. Es la métrica maestra de servicio logístico: condensa en un solo número si tu cadena de suministro está cumpliendo el contrato con el cliente.

Un pedido suma al numerador OTIF solo si cumple las dos condiciones a la vez:

• On Time: entregado en la fecha pactada (o ventana acordada).
• In Full: entregado completo, sin líneas pendientes ni cantidades parciales.

Una entrega que llega a tiempo pero incompleta cuenta como fallo. Una entrega completa pero con un día de retraso también cuenta como fallo. No hay créditos parciales.

Existen dos extensiones del concepto:

• OTIFQ añade Quality: entregado conforme, sin daños ni defectos.
• OTIFQD añade Documents: con documentación correcta (albarán, factura, certificados, ficha de seguridad…). Es la versión que usa gran distribución y automoción, donde un albarán mal codificado puede invalidar la entrega aunque la mercancía esté perfecta.

A medida que añades componentes la métrica se vuelve más exigente y los porcentajes caen. Hay que tener claro qué versión se reporta cuando se compara con benchmarks.

Cálculo / Operativa

Fórmula básica:

OTIF (%) = (Pedidos entregados On Time AND In Full / Pedidos totales del periodo) × 100

Las dos decisiones de diseño que cambian el resultado:

1. ¿Cuál es la fecha pactada? ¿La que pidió el cliente (CRD, Customer Requested Date)? ¿La que confirmó comercial (CCD, Customer Committed Date)? ¿La que reprogramamos por rotura de stock? Cada empresa elige una y la elección determina si el OTIF refleja la promesa real o la promesa renegociada.
2. ¿Qué es “completo”? ¿A nivel línea de pedido, a nivel SKU, a nivel unidad? ¿Aceptamos sustituciones? Una venta con backorder parcial autorizado por el cliente, ¿cuenta como In Full o no? La política tiene que estar escrita.

Ejemplo concreto. Distribuidor B2B con 1.200 pedidos/mes. En enero: 1.050 entregados completos y a tiempo (sobre CCD), 90 con retraso de 1-2 días, 40 incompletos por rotura, 20 con ambos fallos. OTIF = 1.050 / 1.200 = 87,5%. Si el cliente exige por contrato OTIF mínimo del 95%, hay penalización en el siguiente trimestre y posible pérdida de listado.

Benchmarks orientativos por sector (versión OTIF clásica, sin Q ni D):

• World class multisector: ≥ 95%.
• Logística contract / 3PL maduro: 88-93%.
• Distribución mayorista B2B: 85-92%.
• E-commerce B2C express: 92-97% en operadores grandes; cae rápido en estacionalidad alta.
• Automoción Tier 1-2 (con OTIFQD): 98-99% exigido contractualmente. Por debajo de 95% se pierde el cliente.

El coste de cada punto perdido de OTIF es la métrica que más mueve cuando se presenta en consejo. Componentes:

• Penalizaciones contractuales del cliente (típico 1-3% del valor del pedido fallido en GDO).
• Coste de reentrega urgente (transporte premium, urgencias).
• Coste de devolución y reproceso (logística inversa).
• Coste de stock de seguridad adicional que el departamento de operaciones añade “por si acaso” para tapar la inestabilidad.
• Coste de oportunidad: cliente que migra a competencia. No siempre se ve el primer trimestre, pero aparece.

En un cliente medio de Davisa, cada punto de OTIF perdido equivale a 0,3-0,9% del margen bruto anual. Recuperar 5 puntos de OTIF no es una mejora estética: es proyecto con retorno medible.

Cómo se aplica en Business Central

Business Central nativo registra fechas comprometidas y fechas de envío, calcula desviaciones por línea y SKU, y permite extraer OTIF en informes ad hoc. Lo que falta:

• OTIF en tiempo real, no en informe mensual. Cuando el dato llega 25 días después del cierre, llega tarde para reaccionar.
• Drill-down causal: ¿el fallo es por rotura de stock, retraso de proveedor, error de picking, retraso de transporte, error administrativo? Sin causa imputada, el OTIF baja y nadie sabe qué arreglar.
• OTIF por cliente y por SKU, con segmentación. Un OTIF medio del 91% puede ocultar un 75% en tu cliente top y un 99% en colas largas. Sin segmentación no se ve.
• Alerta predictiva: avisar de que un pedido está en riesgo de fallo antes de que falle, no después.

dvlogistic y dvstock sobre BC añaden esa capa:

• Cuadro de mando OTIF en tiempo real, con vista por cliente / SKU / ruta / causa de fallo. Drill-down hasta el albarán concreto.
• Imputación automática de causa raíz: rotura de stock (responsable: planificación), retraso proveedor (responsable: compras), error picking (responsable: almacén), retraso transporte (responsable: logística), error administrativo (responsable: pedidos).
• Alerta predictiva sobre pedidos en riesgo, cruzando stock disponible, lead time interno, ventana del transportista y disponibilidad de muelles (cross-docking).
• Conexión con punto de reorden y stock de seguridad: cuando la causa de fallo OTIF más frecuente es la rotura, dvstock recalibra automáticamente el nivel de servicio del SKU implicado.

Ver extensión dvlogistic y, para dimensionar el ahorro tangible de subir 3-5 puntos de OTIF, la calculadora ROI de dvstock — incluye módulo de impacto OTIF en margen.

Errores frecuentes

1. Reportar OTIF sobre fecha renegociada. Cuando el comercial reabre el pedido y mueve la fecha pactada al día que sí podemos servir, el OTIF medido sube a 99%. El cliente sigue percibiendo el fallo. OTIF realista usa la fecha original confirmada.
2. Mezclar OTIF por línea y OTIF por pedido. Un pedido de 50 líneas con 1 línea incompleta es 100% por línea (49/50 = 98%) o 0% por pedido (no es In Full). La versión más exigente es por pedido. Cambiar el denominador sin avisar es el truco favorito para inflar el KPI.
3. No imputar causa de fallo. Si todos los fallos se etiquetan como “logística”, la planificación nunca se reta. Sin causa raíz, OTIF es un termómetro sin diagnóstico.
4. Optimizar OTIF a costa del stock. Subir OTIF al 99% inflando stock de seguridad es fácil. El KPI sube y el working capital se dispara. La pregunta correcta no es solo “¿qué OTIF?”, sino “¿qué OTIF al menor coste de capital posible?”.
5. No segmentar por cliente clase A. Tu cliente top necesita 97% OTIF; tus colas largas pueden vivir con 88%. Aplicar política única penaliza a los importantes y sobreinvierte en los marginales.

OTIF no es un KPI cosmético para el informe de calidad: es la promesa que has firmado con el cliente, medida en porcentaje y en euros perdidos. Quien lo mide bien y lo gobierna por causa raíz, gana mercado.